QUẢN TRỊ TRI THỨC TRONG DOANH NGHIỆP

20h00, Ngày 27/5/2020 vừa qua, Học viện chiến lược nhân sự HSM đã tổ chức thành công Virtual Workshop “Quản trị tri thức hiệu quả trong doanh nghiệp” nằm trong chuỗi sự kiện “Learning & Development Series – Bí mật từ người trong cuộc”. Với những kiến thức chuyên sâu cùng những ví dụ thực tế, diễn giả Hoàng Việt Thắng đã đem đến Workshop những tri thức vô cùng bổ ích, “chạm” đến những khó khăn của mỗi doanh nghiệp trong công tác quản trị và xây dựng hệ thống quản trị tri thức của doanh nghiệp. 

Buổi chia sẻ gồm 4 phần:

  1. Bản chất và mô hình của quản trị tri thức
  2. Tầm quan trọng của quản trị tri thức trong doanh nghiệp
  3. Quy trình triển khai quản trị tri thức theo mô hình SECI
  4. Bài học triển khai thực tế và bí kíp xây dựng & phát triển cộng đồng học tập

PHẦN 1. BẢN CHẤT VÀ MÔ HÌNH CỦA QUẢN TRỊ TRI THỨC

Trước khi đi vào bản chất và mô hình, diễn giả Hoàng Việt Thắng đưa ra định nghĩa về quản trị tri thức. Đó là: 

“Quản trị tri thức là hoạt động kiến tạo, truyền bá và sử dụng tri thức cho các mục đích cụ thể của tổ chức, doanh nghiệp.”

(Nguồn: De Jarnet, 1996) 

Có 2 dạng tồn tại của tri thức đó là: tri thức hiện và tri thức ẩn.

  • Tri thức hiện (Explicit knowledge) là dạng tri thức dễ dàng được hệ thống hoá, tài liệu hoá, có thể lưu trữ và chuyển giao, truyền đạt. Dạng thức này thường được diễn đạt và chia sẻ một cách dễ dàng.
  • Tri thức ẩn (Implicit knowledge) là dạng tri thức mang tính cá nhân, mang tính bối cảnh cụ thể. Tri thức hiện thường khó khăn trong việc chính thức hoá, khó tiếp nhận, truyền đạt và chia sẻ.

(Nguồn: Serban, A. M. & Luan, J. (Spring 2002). “Overview of knowledge management.”)

Vậy hình thức biểu hiện của các dạng tri thức là như thếnào? 

  • Tri thức hiện (Explicit knowledge) thường xuất hiện ở các dạng văn bản như: Các tài liệu chỉ dẫn họat động, các chính sách và thủ tục của tổ chức hay các báo cáo và cơ sở dữ liệu
  • Tri thức ẩn (Implicit knowledge) thường xuất hiện trong các quá trình kinh doanh và truyền đạt phi chính thức, các kinh nghiệm cá nhân hay sự thấu hiểu, kế thừa mang tính lịch sử.

Từ các nội dung trên, bản chất của quản trị tri thức có thể hiểu là quy trình chuyển đổi thông tin và các nguồn vốn trí tuệ (nguồn tri thức) thành những giá trị bền vững cho doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp đó. Trong đó, anh chị có thể hiểu rằng:

  • Tri thức ẩn: Là các tri thức gắn với cá nhân cụ thể mang tính kinh nghiệm và thường không mang hình thái biểu hiện cụ thể
  • Tri thức hiện: Là tri thức ẩn đã được hệ thống lại, tài liệu hóa và thể hiện bằng một hình thức thông tin cụ thể.

PHẦN 2. TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN TRỊ TRI THỨC TRONG DOANH NGHIỆP

Ảnh hưởng của việc quản trị tri thức không hiệu quả sẽ dẫn đến những hậu quả và tổn thất nặng nề. Theo “The Workplace Knowledge and Productivity Report” của Mỹ năm 2019 “81% Nhân viên thất vọng và chán nản khi họ không thể tiếp cận các thông tin họ cần để thực hiện công việc của họ.”. Do đó, cần phải có cách thức quản trị tốt để các nhân viên dễ dàng trong việc tiếp cận thông tin, tiếp cận tri thức của doanh nghiệp để nâng cao năng lực cá nhân và hiệu suất của tổ chức.

Chi phí tổn thất khi doanh nghiệp không quản trị tri thức hiệu quả là những con số vô cùng ấn tượng. Cũng theo “The Workplace Knowledge and Productivity Report” của Mỹ năm 2019:

  • Với quy mô 1.000 nhân sự tổn thất 2.7 triệu USD (tương đương 6.3 tỷ VND)
  • Với quy mô 100.000 nhân sự 265 triệu USD (tương đương 6.175 tỷ VND)

Tầm quan trọng của quản trị tri thức trong doanh nghiệp:

Hoạt động này sẽ tạo ra sự chuyển đổi mạnh mẽ đối với nhân sự và kinh tế.

  • Về nhân sự: Đẩy mạnh hoạt động trao đổi, chia sẻ và sáng tạo của cá nhân/đội nhóm; Tăng hiệu quả làm việc nhóm và lưu trữ tri thức và biến tri thức của cá nhân thành tài sản doanh nghiệp, nhân viên nghỉ việc thì tri thức doanh nghiệp vẫn tồn tại, không bị mất đi.
  • Về kinh tế: Quy luật tri thức: Khi một người đang dùng, những người khác cũng có thể sử dụng được. Tri thức các được sử dụng nhiều thì càng tăng giá trị. Có cơ hội biến tri thức thành hệ thống, giúp công ty tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.

PHẦN 3. QUY TRÌNH TRIỂN KHAI THEO MÔ HÌNH SECI

3.1. Mô hình SECI

[S] Xã hội hoá (Socialization)

Tri thức ẩn của cá nhân được chia sẻ khi họ cùng nhau trải nghiệm trong các hoạt động nhóm (làm việc, học tập, trao đổi, …). Trong giai đoạn này, tri thưc ẩn được trao đổi, tiếp nhân thông qua hành động và nhận thức. Ví dụ, trong công việc, một người bán hàng giỏi chia sẻ cách thức tìm kiếm khách hàng thành công và thuyết phục khách hàng cho đồng nghiệp.

[E] Ngoại khoá (Externalization)

Tri thức ẩn thu được từ giai đoạn xã hội hóa sẽ được biến đổi thành tri thức hiện thông qua quá trình tư duy. Tri thức ẩn khi được chia sẻ trong tập thể sẽ được ngôn ngữ hóa, hình ảnh, mô hình hóa hay các cách diễn đạt khác. Các tri thức này sẽ trở nên rõ ràng hơn và có thể lưu lại được. Ví dụ, khi người bán hàng giỏi truyền đạt các kinh nghiệm, anh/chị đó sẽ viết ra, sử dụng hình ảnh minh họa, diễn lại quá trình,… giúp người nghe có thể ghi lại thành tài liệu nội bộ để lưu trữ, tham khảo lần sau.

[C] Kết hợp (Combination)

Tri thức hiện trong giai đoạn ngoại hóa sẽ được sắp xếp, kết hợp hoặc xử lý để hình thành một hệ thống. Tri thức hiện này sau đó được phổ biến rộng rãi hơn, đến các nhóm khác, toàn bộ tổ chức hoặc xa hơn là bất kỳ ai trong xã hội. Ví dụ: các tài liệu về kinh nghiệm bán hàng của những người bán hàng thành công có thể được đúc kết thành những quyển sách, cẩm nang về nghệ thuật và phương thức bán hàng. Sau đó, các tài liệu đó được xuất bản, lưu hành trong nội bộ hoặc phát hành rộng rãi.

[I] Nội hoá (Internalization)

Tri thức hiện được tạo ra và chia sẻ trong toàn tổ chức, sau đó nó sẽ được chuyển hóa thành tri thức ẩn theo cách tiếp thu của mỗi người. Ví dụ, thông qua các sách, cẩm nang về nghệ thuật bán hàng, một người bán hàng có thể linh hoạt sử dụng một số kiến thức, cộng với kinh nghiệm, trải nghiệm và hoàn cảnh của họ để tiếp tục phát triển một cách bán hàng mới hơn. Nói một cách khác, thông qua tiếp thu, tri thức ẩn của mỗi cá nhân được bổ sung và tích luỹ thêm. Sau đó, tri thức ẩn này lại tiếp tục được chia sẻ thông qua quá trình xã hội hóa, bắt đầu một quá trình SECI mới.

Tóm lại, quá trình vận động của tri thức theo mô hình SECI sẽ có dạng xoắn ốc, phát triển không ngừng, tri thức ẩn của 1 cá nhân được chia sẻ sẽ tạo ra những tri thức hiện để phổ biến cho người khác, từ đó các tri thức hiện này lại được tiếp thu, kế thừa và phát triển thành các tri thức ẩn mới, và lại được chia sẻ,…

(Tiếp theo)



error: