QUẢN TRỊ NHÂN SỰ: DỮ LIỆU NÀO LÀ CẦN THIẾT TRONG HỒ SƠ NHÂN SỰ?

Quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả là kỹ năng không phải nhà nhân sự nào cũng nắm được. Dưới đây là một số tips có thể giúp ích cho quá trình quản lý hồ sơ nhân sự.

Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là dữ liệu chính xác về nhân viên. Bao gồm các việc làm trước đó của nhân viên từ đơn tìm việc đến giấy tờ thôi việc.

Chỉ bộ phận nhân sự và quản lý trực tiếp của nhân viên được truy cập vào thông tin này. Họ phải bảo mật và không tiết lộ thông tin trong hồ sơ nhân sự ra ngoài.

Tính bảo mật của hồ sơ nhân sự hết sức quan trọng. Do đó chỉ nên được cất giữ ở những nơi được bảo vệ cẩn thận và chỉ có nhân sự mới có thể tiếp cận.

Trong số tất cả các dữ liệu của nhân viên tại hầu hết các công ty, hồ sơ nhân viên thường xuyên được truy cập hàng ngày bởi các nhà tuyển dụng, giám sát hoặc nhân viên bộ phận nhân sự.

Đm bo tính xác thc cho h sơ nhân s

Chuyên viên nhân sự cần cân nhắc khi bổ sung tài liệu vào hồ sơ nhân sự. Lưu ý một số nguyên tắc cơ bản và tự đặt những câu hỏi sau:

  • Liệu nhà tuyển dụng có cần bất cứ tài liệu nào cụ thể trong trường hợp bị kiện tụng không?
  • Liệu nhà tuyển dụng có cần một tài liệu nào theo quy định luật pháp hay không?
  • Nhân viên có biết và hiểu về những tài liệu sẽ được lưu trữ trong hồ sơ nhân sự của họ không?

Trong hầu hết trường hợp, nhà tuyển dụng nên yêu cầu nhân viên kí tên vào tài liệu. Việc này không phải để thể hiện sự đồng ý với những nội dung bên trong hồ sơ nhân sự. Mà là để chứng minh họ đã xem qua tài liệu đó.

Hồ sơ nhân sự không nên có ý kiến hoặc ghi chú cá nhân nào của nhân viên. Mà chỉ có các tài liệu mang tính xác thực chính xác.

cac-du-lieu-can-thiet-trong-ho-so-nhan-vien-1.jpg

Ni dung ca h sơ nhân s

Dưới đây là các tài liệu khuyến nghị nhà tuyển dụng nên giữ trong hồ sơ nhân sự:

  • Lịch sử làm việc
  • Các đơn ứng tuyển
  • Sơ yếu lí lịch
  • Đơn xin việc
  • Các bằng cấp, chứng chỉ
  • Thư xác nhận tuyển dụng
  • Giấy tờ thôi việc
  • Mô tả vị trí công việc
  • Báo cáo phân tích công việc
  • Hợp đồng lao động
  • Thông tin liên hệ khẩn cấp
  • Kí xác nhận đã nhận sổ tay của nhân viên
  • Danh sách các buổi đào tạo văn hóa doanh nghiệp nhân viên đã tham gia cùng chủ đề và người đào tạo
  • Xác nhận về thay đổi hợp đồng và các tài liệu
  • Mọi hợp đồng, thỏa thuận bằng văn bản, biên nhận giữa người lao động và người sử dụng lao động (như thỏa thuận không cạnh tranh, hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận liên quan đến việc công ty cung cấp xe cho nhân viên)
  • Các hình thức văn bản chính thức như yêu cầu thuyên chuyển, thăng chức, ứng cử công việc nội bộ…
  • Các tài liệu khác liên quan đến tuyển dụng.
Xem thêm: 7 xu hướng tuyển dụng mới nhất mà nhà tuyển dụng nên biết.

Phát trin hiu sut ca nhân viên, phát trin và ci thin các kế hoch

  • Các bản sao về đánh giá hiệu suất trước đó hoặc kế hoạch phát triển của nhân viên
  • Bản tự đánh giá nhân viên
  • Hồ sơ về bất cứ buổi tư vấn chính thống nào
  • Ghi chú về sự tham dự hoặc vắng mặt
  • Tài liệu kế hoạch cải thiện hiệu suất
  • Báo cáo xử lý kỉ luật
  • Tài liệu chứng nhận như bằng cấp, thư giới thiệu…
  • Khuyến nghị và đề xuất chính thức của nhân viên và các phản hồi của tổ chức
  • Báo cáo về các khóa đào tạo nhân viên
  • Các bản yêu cầu đào tạo
  • Các đánh giá năng lực
  • Thông báo về các lớp đào tạo và lịch học
  • Đánh giá các nhu cầu đã xác nhận với nhân viên
  • Báo cáo phản hồi sau đào tạo
  • Khiếu nại từ khách hàng và đồng nghiệp
  • Hồ sơ thôi việc
  • Đơn nghỉ việc
  • Các danh sách bàn giao nghỉ việc
  • Báo cáo kế toán cuối cùng cho tất cả các lĩnh vực của nhân viên như tiền lương, trợ cấp thôi việc, tiền nghỉ phép và các khoản hoàn trả tài sản công ty…

Một số kỹ năng tuyển dụng khác bạn có thể quan tâm:

 

THEO PACE & THE BALANCE CAREER

Thông tin về HSM

HSM – Chuyên tư vấn quản trị nhân sự và đào tạo huấn luyện doanh nghiệp.

  • Đào tạo In-house (Đào tạo theo yêu cầu)
  • Các khóa học đào tạo quản lý cấp trung, quản lý nhân sự, kỹ năng mềm. Xem thêm tại ĐÂY
  • Tư vấn xây dựng hệ thống đào tạo, hệ thống quản trị nhân sự cho doanh nghiệp
  • Hotline: 0965 609 220 | Email: info@hsm.edu.vn
  • Địa chỉ: Tầng 3, sảnh Trung tâm thương mại, Ecolife Capitol, 58 Tố Hữu, Hà Nội.


error: