CHO PHẢN HỒI: NGHỆ THUẬT ĐÒI HỎI SỰ TINH TẾ

Cho phản hồi: một kỹ năng đòi hỏi sự tinh tế

Tại sao cho phản hồi lại là một kỹ năng cần được tôi luyện? Để làm một nhà quản lý có hiệu quả cao, bạn cần phải có kỹ năng khen thưởng và phê bình. Khen thưởng thì dễ thôi, nhưng phê bình nhân viên thì thử thách và không hề dễ chịu chút nào. Tuy nhiên, trong lĩnh vực quản trị, bạn đôi khi phải chỉ ra chỗ cần khắc phụ cho nhân viên. Chính vì vậy, quản lý và lãnh đạo rất cần học cách lúc nào và làm sao để đưa phản hồi tiêu cực. 

Điều đầu tiên cần phải nhìn nhận rằng chúng ta thường phản ứng mạnh hơn với những sự việc tiêu cực hơn là tích cực. Nói cách khác, ta thường buồn bực vì mất 100 đô hơn là vui vì nhận được 100 đô. Thực ra, trong cuốn sách có ảnh hưởng lớn của mình, giáo sư John Gottman hiện đang công tác tại trường University of Washington đề xuất rằng các tương tác tích cực phải chiếm tỉ lệ 5/1 so với các tương tác tiêu cực để giữ cho một cuộc sống hôn nhân êm đẹp. 

Cho phản hồi tiêu cực sẽ ảnh hưởng đến doanh nghiệp

Quan sát này cũng áp dụng được trong môi trường công sở. Giáo sư Andrew Miner và đồng nghiệp phát hiện ra điều này trong một nghiên cứu vào năm 2005. Họ ghi nhận cảm xúc của nhân viên vài lần một ngày. Mỗi lần các nhà nghiên cứu đều hỏi xem chuyện gì đã xảy ra với các nhân viên trong và giờ vừa qua. 

Kết quả cho thấy nhân viên phản ứng với một tương tác tiêu cực với cấp trên mạnh gấp 6 lần so với một tương tác tích cực. Điều này cho thấy phản hồi tiêu cực có thể đem lại ảnh hưởng xấu rất lớn với sự thể hiện và hiệu suất làm việc của nhân viên 

Làm thế nào để cho phản hồi một cách tinh tế và hiệu quả?

Điều này có nghĩa gì với nhà quản lý? Đơn giản là họ cần cẩn trọng trong việc chỉ trích nhân viên. 

Đầu tiên, bạn cần tránh vô tình chỉ trích bất kỳ nhân viên nào. Ví dụ như, khi nhân viên phác thảo một văn bản, một số quản lý hay đề xuất một số chỉnh sửa kể cả khi bản thảo đã rất tốt. Trong trường hợp này, quản lý cần làm rõ rằng đây chỉ là đề xuất và họ không phê bình chất lượng công việc của nhân viên. 

Quản lý cũng cần xem xét các mặt lợi hại khi đưa ra phản hồi tiêu cực. Khi phê bình nhân viên, bạn sẽ thường đưa ra thông tin cải chính, nhưng bạn cũng sẽ đẩy nhân viên vào tâm trạng xấu. Nếu đó là một lỗi nhỏ nhặt và giá trị của việc phê bình không cao, bạn có lẽ nên tự giữ nó cho riêng mình. 

Khi không thể không phê bình, bạn cần làm gì?

Tất nhiên rằng có những trường hợp buộc bạn phải đưa ra phản hồi tiêu cực. Trong trường hợp này, đừng quên mất lý do vì sao bạn đưa ra phản hồi: giúp nhân viên cải thiện và tiến về phía trước. Kể cả khi bạn muốn chỉ trích lỗi lầm to lớn của nhân viên, hãy nhớ rằng doanh nghiệp bạn không đạt được gì từ điều đó. 

Trên thực tế, phê bình nhân viên sẽ đem lại ảnh hưởng xấu tới doanh nghiệp. Trong một nghiên cứu đăng trong tờ Harvard Business Review, Christine Porath và Christine Pearson tìm ra rằng nhân viên coi bản thân là người phải chịu những bất công chốn công sở, chẳng hạn như những lời quở trách nặng nề của cấp trên. Theo nghiên cứu này, gần một nửa số nhân viên trên cố tình giảm hiệu suất làm việc của mình. 

Thay vào đó, để đạt được hiệu quả cải thiện từ phản hồi tiêu cực, bạn nên theo các bước để xoa dịu cảm xúc của mình trước. Bạn muốn nhân viên mình tập trung vào thông điệp chính chứ không phải các cảm xúc tiêu cực. 

Ít nhất thì, hãy đảm bảo rằng bạn đang phê bình nhân viên một cách kín đáo. Không có gì xấu hổ hơn việc bị phê bình trước đồng nghiệp. Và giữ một giọng điệu hợp tác cũng vô cùng quan trọng. Hãy chỉ rõ rằng nhân viên vẫn luôn có sự ủng hộ và tôn trọng từ bạn. 

Chuẩn bị tinh thần cho nhân viên

Một chiến lược trong việc đưa phản hồi là hãy bắt đầu bằng câu: “Hãy để tôi đưa ra một số phản hồi nhé.” Câu nói này sẽ giúp nhân viên chuẩn bị tinh thần tốt hơn. Theo kinh nghiệm của tôi, nó cũng giúp họ “bật chế độ” bình tĩnh, lý trí hơn là trở nên bảo thủ và để cảm xúc lấn át.

Sử dụng một cách cẩn trọng

Phản hồi tiêu cực là một công cụ chủ chốt của một nhà lãnh đạo hiệu quả. Nhưng bạn cần phải sử dụng nó một cách thông minh và thận trọng. Bằng không, công cụ này sẽ gây hại nhiều hơn được lợi. Hãy tập trung và những cải thiện tương lai hơn là chìm đắm trong lỗi lầm quá khứ. Và luôn luôn suy nghĩ thấu đáo về việc liệu cần chỉ trích lỗi lầm đó không. Phê bình thường có ảnh hưởng lớn không lường lên hạnh phúc và năng suất của nhân viên. 

Vậy đối với phản hồi tích cực thì sao?

Và cách tiếp cận này nên được đảo ngược đối với việc khen thưởng. Khác với phê bình, nhà quản lý nên cởi mở với việc khen ngợi nhân viên và nên làm vậy trước đoàn thể, mỗi khi có thể, nhất là đối với những dự án lớn. Dù đa số nhà quản lý nghĩ rằng họ đang khen ngợi nhân viên quá nhiều, hiếm khi  nhân viên nào cảm thấy họ đang được cấp trên trân trọng đủ về thành quả của mình. Vì vậy, hãy ca ngợi nhân viên và thể hiện sự trân trọng họ mỗi khi bạn có thể. 

Nguồn

Pozen, R. C. (2013, March 28). The delicate art of giving feedback. Harvard Business Review. https://hbr.org/2013/03/the-delicate-art-of-giving-fee

Hãy tham gia workshop trực tuyến miễn phí “Những cạm bẫy trong thói quen ‘khuyên bảo’ nhân viên” của HSM để nâng cao kỹ năng này và tìm hiểu các phương pháp quản lý hiệu quả khác, bạn nhé!



error: